7가지 팁—페이퍼리스에 더 가까워지기

페이퍼리스 전환을 위한 7가지 팁

72%의 IT 의사 결정권자가 조직에서 종이 프로세스와 디지털 프로세스를 함께 사용한다고 답했습니다.

포레스터, 2020

This step-by-step guide outlines key strategies for businesses to move toward a paperless environment without losing valuable information, all with deployment flexibility for any IT ecosystem.

7 Steps Toward a Paperless Office

While completely eliminating paper may not be practical, smart technology, hardware, and software can empower your business to boost productivity and reduce cost—and at the same time be more environmentally sustainable.

Here’s how you can get closer to a paperless office:

1. 재고 파악하기

   첫 번째 단계는 비즈니스에서 종이를 어떻게 사용하고 있는지 파악하는 것입니다. 그런 다음 종이 기반 프로세스로 인해 비즈니스에 어떤 비용이 발생하고 있는지 파악하세요. 수집한 데이터로 기준선을 설정하면 디지털화를 위해 노력할 때 빠른 성과를 파악하고 비즈니스 목표 대비 진행 상황을 평가하는 데 도움이 됩니다.

2. 지능형 캡처

   대부분의 조직은 임시방편으로 문서를 스캔합니다. 대부분의 종이 기반 트랜잭션이 완료된 후에야 문서가 디지털 방식으로 컴파일되고 저장됩니다. 지금 지능형 캡처 솔루션을 프로세스의 영구적인 단계로 도입하면 나중에 시간이 많이 걸리는 일괄 스캔 주기를 없앨 수 있습니다.

   종이 문서를 PDF 또는 Word와 같은 다른 형식으로 변환하고 클라우드 저장소, 데이터베이스 또는 이메일 주소로 라우팅하는 지능형 캡처 솔루션을 추가하면 기업은 상당한 비용 절감과 이점을 누릴 수 있습니다.

3. 중앙 콘텐츠 리포지토리

   기업에는 디지털 문서를 위한 SharePoint Online과 같은 중앙 리포지토리가 하나 이상 있는 것이 이상적입니다. 직원의 요구 사항과 문서 워크플로 요구 사항에 맞게 적절하게 구성하면 중앙 리포지토리는 하이브리드 업무 환경을 가진 회사에 큰 도움이 될 수 있습니다.

4. “즉시 사용 가능한 창의적인 하드웨어 솔루션

   직원들은 참조 또는 비교 목적으로 문서를 인쇄하는 경우가 많습니다. 듀얼 모니터를 설정하면 화면에서 비교 작업을 수행할 수 있으므로 인쇄 및 용지 축적을 줄일 수 있습니다. 또한 듀얼 모니터는 생산성을 높이고 인체공학적 이점을 제공한다는 연구 결과도 있습니다.

5. eForms

   The days of filling in forms with pen or pencil aren’t over, but they’re certainly numbered. eForms for your employees and customers is a smart way to reduce paper, duplicated work, and data entry costs.

6. Understand regulations and compliance

   When it comes to managing digital records in place of paper, businesses need to ensure that they are following legal requirements. It is important to have a policy in place that outlines how digital records will be managed and ensure that scanned or electronic documents are treated as originals for legal proceedings.

7. 전자 서명

   전자 서명 솔루션은 비즈니스에서 사용되는 종이의 양을 줄일 수 있는 방법을 제공합니다. 이를 통해 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 더욱 안전한 문서 추적이 가능합니다. 콘텐츠 저장소와 통합되는 전자 서명 솔루션을 사용하면 모든 문서를 한곳에 보관하고 전자 서명을 할 수 있습니다.

종이 없는 사무실을 꿈꾸시나요?

종이 없는 사무실을 만들거나 종이 사용을 줄이는 것은 하루아침에 이루어질 수 없으며 일회성 프로젝트가 아닙니다. 지속적인 노력이 필요하고 더 나은 변화를 수용하는 새로운 업무 문화를 만들어야 하는 지속적인 과정입니다.

당사에 연락하여 전문가가 귀사에 적합한 솔루션을 찾을 수 있도록 도와드리겠습니다. 종이 없는 사무실을 향한 여정을 함께 시작하세요.