시마노

시마노 소개

시마노는 글로벌 제조 및 유통 조직입니다. 1921년 일본에서 설립된 이 회사는 자전거 부품, 낚시 도구 및 조정 장비의 선도적인 공급업체로 성장했습니다.

12,000명 이상의 직원과 미화 25억 달러 이상의 연간 매출을 자랑하는 시마노는 유럽, 미국 및 아시아 태평양 지역의 고객에게 제품을 제공합니다. 호주에서 회사의 Oceania Holdings 자회사는 100명의 직원을 보유하고 있으며 시드니에 본사를 두고 있습니다.

도전

최종 사용자에게 제품을 공급하는 회사는 보증 프로세스를 관리해야 하는 문제에 직면해 있으며 시마노도 마찬가지입니다. 시중에는 다양한 제품이 있으므로 클레임을 신속하고 효율적으로 처리하는 것이 매우 중요합니다.

약 12개월 전 매출 증가로 인해 회사의 호주 자회사는 보증 청구 처리 방식을 재고해야 한다는 사실을 깨달았습니다. 청구 건수는 증가했고 직원들은 그에 따른 업무량을 따라잡기 위해 고군분투했습니다.

시마노 오세아니아 홀딩스의 IT 매니저인 Tim Clarke는 "당시 딜러가 처리한 보증 프로세스는 매우 수동적이었습니다."라고 말합니다. "딜러 직원은 양식을 인쇄하여 손으로 작성한 다음 Excel 스프레드시트에 데이터를 캡처해야 했습니다."

Clarke는 딜러와 유통업체에 대한 보증 청구 진행 상황에 대한 가시성이 부족하여 서비스 호출량이 증가했다고 말했습니다.

이러한 가시성 부족으로 인해 시마노의 내부 보증 팀이 합리적인 기간 내에 청구를 처리할 수 있는 자원과 재고를 확보하는 것이 어려웠습니다.

"또한 우리는 제품 및 주장에 대한 특정 데이터를 캡처하여 일본의 시마노로 다시 전달해야 한다는 내부 보고 요구 사항이 있었습니다."라고 그는 말합니다. "이 보고는 하루에 최대 2시간이 소요될 수 있으며 기술자의 노력이 중복되었습니다."

해결책

보증 청구 처리를 간소화하기 위한 여러 가지 대안을 고려한 후 2016년 중반에 리코의 Forms 및 Forms Portal과 함께 Laserfiche Avante로 구성된 솔루션을 배포하기로 결정했습니다.

Clarke는 "리코 솔루션이 실제로 작동하는 것을 본 후 보증 프로세스뿐만 아니라 비즈니스 전반의 다른 많은 프로세스와 관련된 문제를 해결하는 데 도움이 될 것이라는 사실이 금방 분명해졌습니다."라고 말했습니다. "현지 리셀러의 지식 및 신뢰와 함께 워크플로 솔루션의 유연성은 시장의 다른 어떤 제품이나 공급업체와도 비교할 수 없었습니다."

배포는 시마노의 내부 IT 팀이 리코와 함께 수행했으며 12주 이내에 완료되었습니다.

결과

새로운 워크플로 플랫폼의 결과로 시마노의 전체 보증 청구 프로세스가 혁신되었습니다. 딜러는 번거로운 종이 추적이 필요 없는 셀프 서비스 웹 포털을 사용하여 청구를 접수할 수 있습니다.

웹 포털은 시마노 ERP 시스템과 일치하는 딜러 계정 코드와 같은 세부 정보를 전달하는 회사의 전자 상거래 사이트를 통해 액세스할 수 있습니다. 그러면 배송 주소 정보와 같은 세부 정보가 채워지고 이름, 전화 번호 및 이메일 주소만 입력하면 됩니다.

최종 사용자가 시마노 부품에 문제가 있는 경우 부품을 구입한 딜러나 유통업체에 반환하고 해당 딜러나 유통업체가 포털을 통해 전자 양식을 작성하고 제출하면 보증 프로세스가 시작됩니다.

고객은 포털을 통해 영향을 받는 부품의 설명 및 이미지와 함께 구매 증명을 제공하기만 하면 되며 이러한 세부 정보는 저장소에 캡처됩니다.

그런 다음 양식을 인쇄하여 결함이 있는 부품과 함께 상자에 넣어 보증 팀에서 처리하는 시마노 본사로 보냅니다. 딜러는 고객에게 개인적으로 조언할 수 있도록 고객의 보증 반품 상태에 대한 알림을 받습니다.

Clarke는 "리코 솔루션은 딜러가 고객 포털을 통해 전체 프로세스에 걸쳐 보증 청구를 추적할 수 있는 기능을 제공했습니다."라고 말합니다. "또한 포털은 운송 파트너를 통해 반품 패키지를 추적할 수 있는 기능을 제공합니다."

Clarke는 이 플랫폼을 통해 딜러 네트워크가 웹 양식을 제출하여 파트너 포털에서 새로운 보증 요청을 제기할 수도 있다고 말했습니다. 이렇게 하면 데이터를 다시 입력할 필요가 없고 오류가 발생할 가능성이 줄어듭니다.

"우리는 이제 처음부터 끝까지 보증 프로세스를 안내하기 위해 특별히 제작된 워크플로우를 지원하는 자동화된 프로세스를 갖추고 있습니다. 또한 딜러에게 각 클레임의 상태 및 진행 상황에 대한 업데이트를 제공할 수 있습니다."

Clarke는 모든 보증 서비스 요청이 전자적으로 저장되어 문서 검색 및 접근성이 크게 향상된다고 말합니다. "감사 추적 기록이 자동으로 캡처되기 때문에 효율성을 높이고 규정 준수를 촉진하여 비용을 절감할 뿐만 아니라 종이에 대한 의존도를 없앴습니다."라고 그는 말합니다.

회사의 경우 배포에서 발생하는 이점에는 통화량의 상당한 감소와 전체 보증 프로세스에 대한 가시성 향상이 포함됩니다. 또한 시마노는 보고서 생성 시간을 매달 최대 30시간 절약할 것으로 예상하여 보다 정확하고 시기 적절한 보고가 가능해졌습니다.

향후 계획

프로그램의 성공에 힘입어 이제 회사의 다른 부분에 솔루션을 배포할 계획이 있습니다. Clarke는 초기 지역이 호주와 뉴질랜드 어업 지역뿐만 아니라 뉴질랜드의 자전거에 사용되는 보증 프로세스일 가능성이 높다고 말합니다.

"또한 고객 픽업 및 배송을 포함하여 자동화할 수 있는 창고 관리 프로세스도 검토하고 있습니다."라고 그는 말합니다. "또한 IT 부서에서 이를 사용하여 사용자 생성을 자동화할 수 있으며 유사한 솔루션을 기본 자산 등록부로 사용할 가능성을 조사하고 있습니다." 더 멀리 내다보면 시마노가 더욱 효율적이 될 수 있는 더 많은 방법이 계속해서 확인될 것이라고 Clarke는 말합니다.

"현재 프로세스의 80% 이상을 개선할 수 없다면 놀랄 것입니다."라고 그는 말합니다. "정사각형 밖에서 생각할 때 리코가 설계한 솔루션은 놀라울 정도로 유연하고 강력합니다."