하이브리드 인력을 위한 협업 업무 환경을 구축하는 방법

최근 몇 년 동안 일하는 방식과 장소의 본질 자체가 변화하면서 협업 방식에도 변화가 생겼습니다. 이제 팀은 다양한 위치와 시간대에 분산되어 있으며, 비동기식 업무가 점점 더 보편화되고 있습니다.

직원 입장에서는 유연성, 일과 삶의 균형, 커리어 목표에 대한 기대치가 변화하면서 이러한 변화가 주도하고 있습니다. 조직 입장에서는 운영을 간소화하고, 부동산 및 관리 비용 관리를 개선하며, 인재 확보 및 유지를 대폭 강화할 수 있는 기회입니다.

하지만 이러한 진화에는 나름의 어려움이 따릅니다. 원격, 하이브리드, 사무실 내 직원 간의 커뮤니케이션 격차는 제대로 관리되지 않으면 팀의 효율성과 생산성을 저해할 수 있습니다.

이러한 격차에는 대면 참가자와 원격 참가자 간의 미팅 형평성 유지 문제, 원격 근무자가 중요한 업데이트나 의사 결정에서 소외될 수 있는 정보 고립, 협업을 촉진하는 비공식적 상호 작용의 손실 등이 포함될 수 있습니다.

팀이 분산되어 있는 조직은 기업 문화를 구축하고 직원들의 참여를 효과적으로 이끌어내는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 하이브리드 업무 환경을 구현하고 지원하여 생산성과 혁신을 촉진하는 데 있어 기술의 중요한 역할은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다.

Gallup은 낮은 직원 참여도가 세계 경제에 8조 9천억 달러, 즉 전 세계 GDP의 9%에 달하는 비용을 초래한다고 추정합니다.

Gallup, State of the Global Workplace, 2024

원격 팀과 현장 팀 연결

현대의 업무공간은 직원 경험과 참여에 대한 새로운 접근 방식을 요구합니다. 미래 지향적인 최고 인사 책임자(CHRO)와 인사 관리자는 협업 솔루션, HR 정책, 업무 공간 최적화를 신중하게 조합하는 것이 비즈니스 목표와 직원 만족도를 달성하는 데 중요하다는 사실을 잘 알고 있습니다.

생산성 및 협업을 위한 워크플로 구축

하이브리드 업무의 복잡성을 해결하려면 신중한 설계가 필요합니다. 조직이 직면할 수 있는 고유한 커뮤니케이션 과제, 협업 기회, 워크플로 문제를 이해하면 성장을 촉진하고 비즈니스 성과를 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

커뮤니케이션 문제 해결

올바른 커뮤니케이션 도구를 사용하면 팀이 어디에 있든 자신의 의견을 존중받고 있다는 느낌을 받을 수 있습니다. 이러한 도구는 여러 기기에서 원활하게 작동하고, 기존 IT 인프라와 원활하게 통합되며, 직원들이 선호하는 스타일에 따라 커뮤니케이션할 수 있어야 합니다.

 

또한 선택한 솔루션은 지리적 격차를 해소하는 포용적인 환경을 조성하여 모든 사람이 연결 상태를 유지하고 참여할 수 있도록 도와야 합니다. Microsoft Teams와 같은 공동 작업 애플리케이션은 현재 IT 스택과 통합하면서 팀의 연결 상태를 유지하는 데 도움이 됩니다.

협업 기회 파악

협업은 단순히 회의와 토론에 참석하는 것 이상의 의미를 갖습니다. 직원들이 효율적으로 협업할 수 있도록 역량을 강화하는 것입니다. 엔터프라이즈 콘텐츠 및 협업 솔루션을 올바르게 구현하면 팀의 효율성과 생산성을 크게 향상시킬 수 있습니다.

 

These solutions can streamline document management, facilitate real-time communication, enable seamless knowledge sharing, automate workflows, centralise project tracking, and enhance remote teamwork—all of which boost efficiency and productivity. Solutions such as DocuWare and SharePoint are some examples in this space that do not just enable collaboration—they enhance it.

워크플로 최적화

시간이 많이 걸리는 반복적인 작업을 자동화하면 비즈니스 시간과 비용을 절약하는 동시에 직원들이 더 중요한 우선순위에 집중할 수 있습니다. 올바른 자동화 솔루션은 오류를 줄이고, 프로세스를 가속화하며, 팀 전체의 책임감을 강화하여 효율성과 생산성을 높일 수 있습니다.

 

이러한 솔루션은 프로세스 자동화부터 콘텐츠 관리 및 비즈니스 애플리케이션에 이르기까지 다양합니다. 프로세스 자동화는 송장 작성 및 전달부터 고객 온보딩 관리 등 다양한 프로세스를 자동화합니다. 콘텐츠 관리 솔루션은 중요한 문서와 파일을 빠르고 안전하게 생성하고 공유할 수 있도록 지원하며, 비즈니스 애플리케이션은 조직이 데이터를 수집, 대조, 컨텍스트화할 수 있도록 도와줍니다.

하이브리드 협업을 위한 업무 공간 재설계

“업무는 어디서 이루어지는가?"라는 질문이 새로운 의미를 갖게 되었습니다. 사무실은 협업과 혁신, 의미 있는 대면 상호작용을 위한 업무 공간으로 재탄생해야 합니다. 성공적인 전환을 위해 집중해야 할 두 가지 핵심 영역이 있습니다.

미팅룸 경험에 대한 재고

기존의 회의실은 주로 물리적 회의실 공간에 있는 사람들을 위해 설계되어 원격 참가자를 무의식적으로 소외시킵니다. Microsoft Teams Rooms와 같은 고급 회의실 솔루션은 회의실 형평성을 확보하여 참여 위치에 관계없이 모든 사람이 동등하게 참여할 수 있도록 합니다.

 

예를 들어, 대화형 화이트보드를 사용하면 원격 참가자가 실시간으로 볼 수 있을 뿐만 아니라 디스플레이에 자신의 의견을 추가할 수 있어 진정한 회의 형평성과 실시간 기여도를 보장할 수 있습니다.

유연한 오피스 디자인 적용

유연한 오피스 디자인을 통해 HR 리더는 협업, 집중 업무, 사회적 상호 작용을 위한 구역을 만드는 것부터 현장 직원들의 편안하고 쾌적한 업무 환경을 조성하는 것까지 업무공간을 조정하여 업무 방식과 오피스 리소스를 보다 효율적으로 관리할 수 있습니다.

 

업무공간 관리 솔루션은 현대의 HR 리더에게 직원 경험을 향상시킬 수 있는 데이터와 인사이트를 제공할 수 있습니다. 또한 올바른 솔루션은 직원들이 데스크 및 공간 예약을 통해 시간과 위치를 효과적으로 관리할 수 있도록 지원하여 직원 참여도와 만족도를 높일 수 있습니다.

To drive productivity and innovation for your business, it's crucial to identify and implement collaboration solutions that align with your organisation's preferred workflows and goals. This encourages quick employee adoption, enhancing the overall efficiency of your chosen solution.

새로운 협업 솔루션을 기존 기술 스택과 통합하는 것은 복잡할 수 있다는 점에 유의할 필요가 있습니다. 숙련된 파트너와 협력하면 이 과정이 수월해져 새로운 협업 업무 환경으로 원활하게 전환할 수 있습니다. The RDx team은 협업과 창의성을 위해 새롭지만 훨씬 작은 사무실 공간을 조정하면서 이러한 사실을 발견했습니다.

원활한 팀워크로 혁신 추진

커뮤니케이션 강화부터 공동 작업 지원, 워크플로우 최적화에 이르기까지 올바른 협업 솔루션은 팀이 어디에 있든 최고의 업무 성과를 낼 수 있도록 지원하는 솔루션입니다. 리코의 하이브리드 워크플레이스와 워크플로우 및 자동화 솔루션을 사용하면 오늘날의 역동적인 업무 환경에서 팀의 잠재력을 최대한 발휘하고 혁신을 주도할 수 있습니다.