Railtrain

리코를 통해 사무실 간 커뮤니케이션 간소화

Railtrain은 2003년부터 호주 전역의 운영자에게 철도 건설, 유지보수 및 교육 서비스를 제공하는 전문 업체입니다. 사업 확장에 따라 기존의 음성 전용 커뮤니케이션 플랫폼에서 직원들이 팀, 작업 공간 및 위치 간에 보다 효과적으로 소통하고 협업할 수 있는 통합 커뮤니케이션 플랫폼으로 업그레이드해야 했습니다. 이 사례 연구에서는 리코가 Railtrain의 목표 달성을 어떻게 지원했는지 보여줍니다.

주요 특징

• 새로운 커뮤니케이션 플랫폼의 신속한 배포(3주 이내)
• 최소한의 교육만 필요한 직관적인 사용자 인터페이스를 갖춘 협업 플랫폼
• 회사 전반의 협업 및 커뮤니케이션이 크게 개선되었습니다.
• 리코 인터랙티브 협업 보드와 통합 커뮤니케이션 솔루션 간의 원활한 통합을 통한 생산성 향상
• 출장 예산 및 컨퍼런스 콜 비용 30% 절감

도전 과제

직원들이 전국에 흩어져 있는 경우 사무실 간에 효과적인 커뮤니케이션 수단을 확보하는 것은 매우 중요합니다. 하지만 전화 회의 비용과 출장 비용이 증가하고 기존 음성 전용 커뮤니케이션 플랫폼의 한계로 인해 Railtrain은 중요한 커뮤니케이션을 유지하고 전국적으로 확장하는 운영을 지원할 수 있는 새로운 솔루션을 찾기로 결정했습니다.

솔루션

레일트레인은 리코 솔루션을 선택했습니다. 퍼스 본사에 86인치 대화형 협업 보드를, 뉴캐슬에 65인치 대화형 협업 보드를 구축했으며, 두 제품 모두 클라우드 기반 화상 회의 플랫폼과 원활하게 통합되었습니다. 배포 프로세스는 3주 이내에 완료되었으며, 직원들은 사무실 간 동료들과 협업하는 새로운 방식에 빠르게 적응하고 활용할 수 있게 되었습니다.

결과

커뮤니케이션 품질 향상

오디오 컨퍼런스 콜이 비디오 상호 작용으로 대체되어 팀 회의의 품질이 크게 향상되었습니다. 대화형 협업 보드와 화상 회의 플랫폼은 최근 ISO9001 및 AS4801 외부 감사 검토 시에도 도움이 되었습니다. 고위 관리자들은 퍼스까지 갈 필요 없이 화상 회의를 통해 감사인과 함께 질문에 답하고 자료를 검토할 수 있었습니다.

유연성 향상으로 효율성 개선

직원들은 긴 이메일 교환에 의존하는 대신 서로 영상 통화를 시작하려는 동기가 높아져 시간을 절약하고 더 나은 결과를 창출할 수 있었습니다.

생산성 향상

퍼스와 뉴캐슬의 대화형 협업 보드를 통해 두 지역의 직원들은 회의 안건과 메모부터 문서와 다이어그램에 이르기까지 모든 것을 공유할 수 있습니다. 화면에 표시된 자료에 직원들이 주석을 달면 그 결과가 자동으로 캡처되어 나중에 검토할 수 있도록 디지털로 저장되므로 회의의 생산성이 향상되고 협업이 개선됩니다.

비용 절감

Railtrain은 여행 예산을 30% 절감하여 연간 상당한 비용을 절감했습니다.

향후 계획

구축된 통합 커뮤니케이션  솔루션은 클라우드 기반 플랫폼이기 때문에 직원들은 스마트폰이나 태블릿 기기만 있으면 어디서든 회의에 참여할 수 있습니다. 이 시스템은 가상 회의실을 사용하여 상호 운용성을 제공하므로 직원들은 참가자들이 서로 보고 들을 수 있는 화상 회의를 개최하고 프레젠테이션을 공유할 수 있습니다.