조직에 적합한 하이브리드 워크플레이스 솔루션을 선택하는 방법

이 시리즈의 파트 1에서는 2024년에 주목해야 할 하이브리드 워크플레이스 트렌드에 대해 살펴보았습니다. 이번 후속편에서는 이러한 트렌드에 적응하고 '일하기 좋은 직장'을 유지하기 위해 필요한 접근 방식에 대해 알아보겠습니다.

하이브리드 워크플레이스 솔루션은 필수일 뿐만 아니라 타협할 수 없는 문제입니다. 하이브리드 워크플레이스는 다양한 기술을 조율하여 직원들이 뛰어난 성과를 내는 데 필요한 지원과 도구를 갖추고 사무실에 출근해야 할 이유를 제공하는 환경을 조성하는 것입니다. 

직원들이 — 집, 사무실, 공유 공간 등 — 다양한 장소에서 근무하는 하이브리드 시대로 접어들면서 이러한 환경을 통합하는 하이브리드 워크플레이스 솔루션의 필요성이 그 어느 때보다 중요해졌습니다.

 

원격 근무가 가능한 직원 10명 중 8명은 하이브리드 또는 완전 원격 근무를 기대합니다.

갤럽, 2023년

고객의 요구 사항 파악 및 이해

이상적인 하이브리드 워크플레이스를 개발하려면 조직의 요구사항을 면밀히 분석하는 것부터 시작해야 합니다. 이를 위해서는 현재의 과제, 비즈니스 성과, 향후 목표, 비즈니스의 문화적 환경에 대한 종합적인 평가가 필요합니다.

조직은 목표와 과제를 체계적으로 해결하고 하이브리드 워크플레이스 솔루션을 회사의 전략적 목표 및 성과에 맞춰 조정함으로써 생산성, 협업, 성장을 지원하는 환경을 조성할 수 있습니다.

현재 당면 과제 및 문제점 평가

조직의 여러 영역에 걸쳐 직원들과 협력하는 것부터 시작하세요. 직원들은 무엇이 업무 진행에 방해가 되는지 가장 잘 파악하고 있는 경우가 많습니다. 탐색적인 질문을 하세요: 생산성을 저해하는 기술 병목 현상이 있나요? 회의를 시작하는 데 얼마나 오래 걸리나요? 사무실에서 책상이나 회의실을 찾는 데 많은 시간을 소비하나요? 원격 팀과 현장 팀 간의 커뮤니케이션 장벽으로 인해 지연이 발생하고 있는 것은 아닌가요? 실제 사례로 원격 프로젝트 작업자들이 잦은 연결 문제에 직면하여 불만과 생산성 저하로 이어지는 것을 발견한 회사를 들 수 있습니다.

비즈니스 리더에게 물어보면 다양한 관점을 제시할 수 있습니다. 그들은 일반적으로 비용 절감과 생산성 향상에 초점을 맞추고 있습니다. 다음과 같은 질문을 해보세요: 현재와 미래의 비즈니스를 지원하기 위해 어떤 기술에 투자해야 하는지 어떻게 알 수 있나요? 어떻게 하면 자산을 최적화하고 비용을 절감하여 혁신에 투자할 자금을 확보할 수 있을까요? 어떻게 하면 직원들의 시간을 확보하고 의미 있는 업무를 창출할 수 있을까요? 현재 사무실 공간을 어떻게 활용하고 있나요?

조직의 목표 및 목적과 일치하는지 확인합니다.

하이브리드 워크플레이스 솔루션은 조직의 전략적 비전과 일치해야 합니다. 운영 확장, 혁신 강화, 직원 사기 진작, 협업 및 생산성 향상, 고객 만족도 향상 등 목표가 무엇이든 하이브리드 워크플레이스 솔루션은 이러한 열망을 실현하는 촉매제가 되어야 합니다. 또한 회사의 장기적인 목표도 고려해야 합니다. 하이브리드 워크플레이스 솔루션은 확장성과 유연성을 갖춰 새로운 업무 환경에서 성장하고 번창할 수 있어야 합니다.

사용 가능한 디지털 업무환경 솔루션 조사

필요한 것이 무엇인지 파악한 후에는 전체 제품군 플랫폼부터 특정 요구사항을 충족하는 특정 도구에 이르기까지 다양한 디지털 업무공간 솔루션을 살펴볼 수 있습니다. 인기 있는 디지털 워크플레이스 솔루션의 사례를 살펴봄으로써 유리한 출발점을 찾을 수 있습니다.

하이브리드 워크플레이스의 특징과 기능 평가하기

해당 기능이 귀사의 요구사항을 어떻게 해결할 수 있는지에 집중하세요. 사용자 경험, 사람들이 협업할 수 있는 적절한 환경 조성, 백그라운드에서 기술이 원활하게 작동하도록 보장하는 등 직원을 지원하는 기능을 찾아보세요. 여정 초기에 파악한 문제점, 과제 및 목표에 맞춰 솔루션을 조정하세요. 이렇게 하면 목적에 맞지 않는 기술을 채택하거나 변화를 가져오지 않는 기능에 비용을 지불하는 것을 방지할 수 있습니다. 전략적 요구 사항을 다시 참조함으로써 회사가 미래 목표를 달성할 수 있는 좋은 위치에 있는지 확인할 수 있습니다.

디지털 업무공간 기술의 예

하이브리드 워크플레이스 솔루션은 조직 내 생산성, 협업, 커뮤니케이션, 효율성을 향상시키고 접근성, 영감, 생산성을 갖춘 환경을 만들기 위해 설계된 다양한 도구와 기술로 구성됩니다. 다음은 몇 가지 중요한 하이브리드 워크플레이스 솔루션과 그 가치를 제공하는 방식입니다.

1. 미팅 솔루션
   협업을 촉진하고, 생산성을 높이고, 일관된 사용자 경험을 제공하며, 하이브리드 인력의 경우 사무실에 있든 원격지에 있든 모든 참석자가 보고 들을 수 있도록 회의 형평성을 보장합니다. 
   
   .'그냥 작동'하고 몇 초 만에 모임을 시작할 수 있을 만큼 안정적이어야 기업이 핵심 운영과 고객에 집중할 수 있습니다. 예를 들어, Microsoft Teams 룸을 배포하면 모든 룸 유형에서 일관된 사용자 환경과 '원터치 시작' 기능을 제공하면서 기존 M365 환경과 통합할 수 있습니다.
   
   이렇게 하면 시간 낭비를 줄일 수 있을 뿐만 아니라 사람들이 연결에 어려움을 겪을 때 발생할 수 있는 좌절과 혼란을 없앨 수 있습니다.
   
    
2. 업무공간 관리  
   공간을 디지털 방식으로 개선하여 하이브리드 업무를 가능하게 하고 원활한 직원 경험을 제공함으로써 기업이 사람들의 업무 방식 변화에 대응할 수 있도록 지원하는 것을 목표로 합니다.
   
   이를 위해 조직은 데스크 예약, 회의실 관리, 길 찾기 등과 같은 활동을 통합하여 직원들이 현대적인 업무공간에서 협업하는 데 필요한 도구를 제공하는 동시에 사무실 출근 시간을 선택할 수 있는 권한을 부여하고 있습니다. 
   
   비즈니스의 경우 사용량 데이터가 캡처되어 액세스 가능한 대시보드에 표시됩니다. 이를 통해 비효율적인 업무 방식을 조정하고 협업을 개선하며 비용을 절감하는 데 필요한 새로운 인사이트와 기능을 확보하여 진화할 수 있는 업무공간을 구축할 수 있습니다. 
   
    
3. 스마트 기기  
   특정 역할에 적합한 도구를 제공하여 직원들이 효과적으로 일할 수 있도록 지원하세요. 직원이 특정 업무에 맞게 설계된 디바이스를 갖추면 더 빠르고 정확하게 업무를 수행할 수 있습니다.
   
   예를 들어, 태블릿은 창의적인 역할을 하는 사람에게 디지털 캔버스와 어디서나 작업할 수 있는 기능을 제공하는 다용도 도구가 될 수 있습니다. 화상 회의 기술은 전 세계 팀원들을 연결하여 물리적 위치에 관계없이 협업을 촉진합니다. 지능형 프린터는 문서 인쇄를 넘어 문서 워크플로우를 자동화하고 민감한 정보를 안전하게 처리하며 소모품 재주문까지 지원합니다.
   
   또한 올바른 기술 도구는 보안을 뒷전으로 미루지 않고 회사의 지적 재산권, 평판 및 재정을 보호합니다.

올바른 디지털 업무 공간 솔루션을 선택할 때 고려해야 할 사항

다양한 옵션이 제공되므로 조직에 적합한 옵션을 결정하는 것은 부담스러울 수 있습니다. 다음은 여정을 안내하는 체크리스트입니다.

 

예산 및 비용: 현실적인 예산을 설정하고 구현, 교육 및 지속적인 지원과 같은 추가 비용을 고려하세요. '최고의 가치'가 조직에 실제로 어떤 의미인지 염두에 두세요. 항상 돈만 고려하는 것은 아닙니다. 요구 사항을 충족할 뿐만 아니라 조직의 야망을 지원하는 솔루션을 찾아보세요.

 

기존 시스템 및 도구와의 통합: 새로운 하이브리드 워크플레이스는 기존 기술 스택과 잘 어울려야 합니다. 통합이 부족하면 데이터와 운영이 사일로화되어 통합 하이브리드 환경의 목적에 어긋날 수 있습니다.

 

확장성 및 유연성: 조직이 성장함에 따라 하이브리드 워크플레이스 솔루션도 성장해야 합니다. 선택한 솔루션은 필요에 따라 확장할 수 있어야 하며 기술 및 비즈니스 트렌드에 따라 진화할 수 있을 만큼 유연해야 합니다.

 

보안 및 데이터 프라이버시 기술의 발전과 함께 보안 위험도 증가하고 있습니다. 엔드투엔드 암호화, 규정 준수 인증, 강력한 사용자 권한이 핵심인 솔루션의 보안 조치를 엄격하게 고려하세요.

 

파트너  평가: 위의 기준에 따라 선택의 폭을 좁혔다면, 이제 파트너를 더 자세히 살펴보고 평가할 차례입니다.

최종 결정 내리기

최종 결정은 하이브리드 워크플레이스 솔루션의 장단점을 고려하면서 모든 주요 이해관계자가 참여하는 공동의 노력으로 이루어져야 합니다.

• 하이브리드 워크플레이스 솔루션 제공업체 조사 및 후보군 선정: 잠재적 제공업체에 대한 철저한 조사를 실시합니다. 기술 솔루션에 대한 파트너십 접근 방식을 제공할 수 있는 업계 리더를 찾아보세요. 향후 기술 변화를 안내하고 미래를 지원할 수 있는 장기적인 관계를 제공할 수 있을까요?
• 데모 및 평가판 요청하기: 최종 후보에 오른 파트너에게 연락하여 데모 또는 평가판을 요청하세요. 이러한 실제 경험을 통해 브로셔나 영업 프레젠테이션이 전달하지 못하는 인사이트를 발견할 수 있습니다. 귀사와 유사한 조직에 솔루션을 제공한 적이 있는지에 대한 증거를 요청하고, '명백한' 질문을 하거나 제공받은 정보에 의문을 제기하는 것을 두려워하지 마세요. 이 과정은 솔루션에 관한 것만큼이나 공급업체에 관한 것이므로 양쪽 모두에 대한 신뢰를 쌓아야 합니다.
• 장단점 비교하기:  매트릭스를 만들어 위의 모든 요소를 바탕으로 각 솔루션의 장단점을 객관적으로 비교합니다. 평가 시 사용자 경험, 성능, 파트너 지원 등의 요소를 고려하세요.
• 의사결정 과정에 주요 이해관계자 참여: 의사결정 과정은 최종 사용자가 될 직원과 솔루션이 최적으로 실행되도록 책임지는 IT 관리자, 비즈니스 성장 방법에 집중하는 비즈니스 리더의 관점을 고려하여 포괄적으로 이루어져야 합니다.
• 목표 다시 참조하기: 선택 사항을 검토할 때는 항상 이 프로젝트를 달성하기 위해 설정한 목표와 파트너의 제안이 일치하는지 확인합니다.

이상적인 하이브리드 워크플레이스 솔루션으로 하이브리드 미래를 맞이하세요.

하이브리드 워크플레이스 솔루션의 선택은 조직의 모든 측면에 영향을 미칠 수 있는 변화의 촉매제입니다. 강력한 하이브리드 워크플레이스에 투자함으로써 기업은 미래를 대비하고 끊임없이 진화하는 하이브리드 세상의 잠재력을 최대한 수용할 수 있습니다.

저자 소개

토드 반덴버그는 20년 이상 아시아 태평양 지역에서 업무 공간 및 업무 방식 혁신의 선두에 서서 기업들이 복잡한 협업 문제를 해결하여 긍정적인 성과를 달성할 수 있도록 지원해 왔습니다. 

리코의 아시아 태평양 지역 하이브리드 워크플레이스 시장 진출 매니저로서 팀, 업무공간, 장소에 관계없이 손쉽게 연결하고 협업할 수 있다는 약속을 실현하기 위해 최선을 다하고 있습니다.

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